Wann liegt eine Abweichung vor und wann nicht?
Eine Abweichung setzt zweierlei voraus: eine Anforderung, die gilt, und einen Nachweis, dass sie nicht erfüllt ist. Die Anforderung kann aus der Norm stammen, aus einer eigenen Richtlinie, aus einem Kundenvertrag oder aus einer Rechtsvorschrift. Der zweite Punkt ist der wichtigere: Ohne konkreten Nachweis ist eine Feststellung eine Meinung.
Daraus folgt die übliche Dreiteilung jeder Feststellung: verletzte Anforderung, beobachteter Sachverhalt, daraus abgeleitete Schlussfolgerung. Wer so formuliert, verhindert die häufigste Auseinandersetzung im Audit: die Diskussion darüber, ob überhaupt etwas festgestellt wurde.
Hauptabweichung und Nebenabweichung
| Merkmal | Hauptabweichung (major) | Nebenabweichung (minor) |
|---|---|---|
| Charakter | Anforderung ist nicht umgesetzt oder das System versagt an dieser Stelle systematisch | Einzelfall oder Teilaspekt, das System funktioniert im Grundsatz |
| Typische Auslöser | ein geforderter Prozess fehlt vollständig, eine Kernanforderung wird nicht erfüllt, mehrere gleichartige Nebenabweichungen zeigen ein Muster | eine Aufzeichnung fehlt, eine Vorgabe wurde in einem geprüften Fall nicht eingehalten |
| Folge im Zertifizierungsaudit | Zertifikatserteilung wird zurückgestellt, bis Korrektur und Ursachenbehebung belegt sind; im Bestand droht Aussetzung | Behebung mit Maßnahmenplan, die Zertifizierung ist in der Regel nicht blockiert |
| Nachweisführung | häufig Belege für die tatsächliche Umsetzung, teils mit Nachaudit | Nachweis meist im nächsten Überwachungsaudit |
Die Fristen für Stellungnahme, Korrektur und Nachweis setzt die Zertifizierungsstelle im Rahmen ihres Verfahrens. Sie unterscheiden sich zwischen Stellen und je nach Einstufung. Fragen Sie sie ab, statt mit angenommenen Werten zu planen.
Die Begriffe auf Deutsch und Englisch
Audits laufen häufig zweisprachig, und Berichte internationaler Zertifizierungsstellen kommen auf Englisch. Die Zuordnung ist eindeutig:
| Deutsch | Englisch | Maßnahmenpflicht |
|---|---|---|
| Abweichung, Nichtkonformität | nonconformity | ja |
| Hauptabweichung, schwerwiegende Abweichung | major nonconformity | ja, mit Ursachenanalyse und Wirksamkeitsnachweis |
| Nebenabweichung, geringfügige Abweichung | minor nonconformity | ja, über einen Korrekturmaßnahmenplan |
| Beobachtung, Hinweis | observation | nein |
| Verbesserungspotenzial, Empfehlung | opportunity for improvement | nein |
| Korrektur | correction | unmittelbare Beseitigung des Sachverhalts |
| Korrekturmaßnahme | corrective action | Beseitigung der Ursache |
Die beiden letzten Zeilen sind die am häufigsten verwechselten. Eine Korrektur behebt den Einzelfall, eine Korrekturmaßnahme den Grund dafür. Wer nur korrigiert, schließt die Abweichung formal und trifft sie im Folgeaudit wieder an.
Begründen Beobachtung und Verbesserungspotenzial eine Maßnahmenpflicht?
Nicht jede Anmerkung ist eine Abweichung. Eine Beobachtung beschreibt einen Sachverhalt, der noch konform ist, sich aber in Richtung einer Abweichung entwickeln kann. Ein Verbesserungspotenzial ist ein Hinweis ohne normativen Bezug.
Beide begründen keine Maßnahmenpflicht. Sie sollten dennoch nicht verworfen werden: Wiederkehrende Beobachtungen sind die häufigste Vorstufe einer späteren Hauptabweichung, und im Folgeaudit wird gefragt, was aus ihnen geworden ist.
Welche Schritte folgen auf eine Feststellung im Audit?
Der Ablauf ist unabhängig von der Einstufung derselbe, nur die Frist und die Nachweistiefe unterscheiden sich: Sofortkorrektur der konkreten Auswirkung, Analyse der Ursache, Festlegung einer Korrekturmaßnahme, Umsetzung, anschließend Prüfung, ob die Ursache tatsächlich entfallen ist. Übersprungen wird meist die abschließende Prüfung. Sie allein belegt, dass die Abweichung nicht wiederkehrt.
Streit über die Einstufung
Widerspruch gegen eine Einstufung ist zulässig und sollte sachlich geführt werden: Er betrifft entweder die Anforderung, den Sachverhalt oder die Bewertung der Systematik. Erfolgversprechend ist er vor allem dort, wo der Auditor aus einem Einzelfall auf ein Systemversagen schließt, obwohl die Stichprobe das nicht trägt. Nicht erfolgversprechend ist der Hinweis, die Anforderung sei unpraktikabel.
Ist ein internes Audit ohne Feststellungen ein gutes Zeichen?
Ein internes Audit ohne jede Feststellung ist selten ein gutes Zeichen. In der Regel bedeutet es, dass zu oberflächlich geprüft wurde, dass nur Dokumente statt Betriebspraxis betrachtet wurden oder dass Feststellungen im Vorfeld verhandelt wurden. Die Zertifizierungsstelle bewertet das entsprechend.
Was aus einer Abweichung in Rizzqo wird
Eine Abweichung ist erst dann erledigt, wenn die Ursache beseitigt ist, und genau dort verlaufen viele Maßnahmenpläne im Sand. In Rizzqo wird eine Abweichung an dem Objekt verankert, an dem sie festgestellt wurde: an der Anforderung, die auf einem bestimmten System, Standort oder Dienstleister offen geblieben ist. Sie ist damit ein benannter Befund mit einem Verantwortlichen und nicht eine Zeile in einer Auditnachverfolgung.
Die Wirkung wird über zwei Wege sichtbar. Die Anforderung bleibt offen, bis sie mit Begründung und Beleg abgeschlossen ist, und die Rechenlogik ist streng: Eine als erfüllt markierte, aber nicht abgeschlossene Antwort zählt weiterhin als Lücke. Parallel lässt sich die Behebung als Maßnahme führen, deren geplante Risikominderung erst mit dem Abschluss wirksam wird. Der Unterschied zwischen zugesagt und erledigt steht damit in den Zahlen.